Über uns
Verlässlichkeit als Grundlage guter Zusammenarbeit
Aktora wurde gegründet, um Kanzleien von wiederkehrenden Büroaufgaben zu entlasten — ohne Komplexität, ohne Umwege.
Zur StartseiteGeschichte
Wie Aktora entstanden ist
Aktora entstand aus einer konkreten Beobachtung: Kanzleien — ob als Einzelperson oder im kleinen Team — verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit organisatorischen Aufgaben, die zwar notwendig sind, aber keine fachliche Expertise erfordern. Posteingang sortieren, Kalender koordinieren, Sitzungsunterlagen zusammenstellen, Telefongespräche entgegennehmen.
Diese Aufgaben sind nicht unwichtig. Im Gegenteil — wenn sie nicht zuverlässig erledigt werden, entstehen Reibungsverluste. Aber sie müssen nicht von der Person erledigt werden, die für den fachlichen Teil ausgebildet wurde.
Aktora bietet strukturierte Unterstützung in diesem Bereich. Nicht als Ersatz für kanzleiinterne Abläufe, sondern als Ergänzung, die sich nach Ihren Strukturen richtet.
Ansatz
Wie wir arbeiten
Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem kurzen Gespräch, in dem wir klären, welche Aufgaben anfallen, wie diese am besten übergeben werden und wie die Kommunikation organisiert ist. Danach richten wir uns nach Ihren bestehenden Abläufen — wir passen uns an, nicht umgekehrt.
Alle erledigten Aufgaben werden in einem strukturierten System erfasst. Sie können jederzeit nachvollziehen, was getan wurde. Monatsberichte schaffen zusätzliche Übersicht.
Der Leistungsumfang ist bewusst klar begrenzt: Fachliche Tätigkeiten gehören nicht dazu. Aktora ist kein Ersatz für einen Anwalt, eine Notariatsassistenz oder einen Buchhalter — sondern eine Ergänzung für den organisatorischen Teil.
Mission
Kanzleien entlasten, damit Fachleute sich auf Fachliches konzentrieren können
Wir glauben, dass gute administrative Unterstützung unsichtbar sein sollte — sie läuft im Hintergrund, ohne Reibung, ohne Aufwand für Ihr Team. Wenn unsere Arbeit reibungslos funktioniert, fällt sie kaum auf. Das ist der Anspruch.
Das Team
Personen, die die Arbeit erledigen
Sandra Rüegg
Leiterin Kanzlei-Support
Mehr als acht Jahre Erfahrung in der administrativen Begleitung von Rechts- und Notariatskanzleien in Graubünden.
Thomas Meier
Auftrags- & Prozess-Koordination
Zuständig für die strukturierte Aufgabenverfolgung und die laufende Kommunikation mit Kanzleien.
Kathrin Fässler
Empfang & Telefon-Dienst
Ausgebildete Kauffrau mit Schwerpunkt auf professionellem Telefon-Empfang und strukturierter Anfragen-Weiterleitung.
Standards
Wie wir Qualität sicherstellen
Vertraulichkeitsvereinbarung
Alle Mitarbeitenden unterzeichnen eine schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarung. Kanzleiinformationen werden nicht an Dritte weitergegeben.
Aufgaben-Dokumentation
Jede Tätigkeit wird erfasst und ist nachvollziehbar. Regelmässige Berichte geben Ihnen Transparenz über den Stand der laufenden Aufgaben.
Klare Leistungsgrenzen
Fachliche Tätigkeiten werden nicht übernommen. Der Leistungsumfang ist schriftlich definiert — keine Grauzonen.
Strukturiertes Onboarding
Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem klaren Briefing-Prozess, damit Übergaben funktionieren und Ihr Team nicht zusätzlich belastet wird.
Professionelle Kommunikation
Telefonate und Korrespondenz folgen einer vereinbarten Begrüssungsformel und einem definierten Ton — passend zur Kanzlei.
Datenschutz
Die Verarbeitung von Daten erfolgt nach den geltenden Schweizer Datenschutzvorschriften (nDSG). Auf Wunsch wird eine Datenverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen.
Administrative Kanzlei-Unterstützung in Chur und der Ostschweiz
Aktora hat seinen Sitz in Chur und richtet sich an Kanzleien in Graubünden und der Ostschweiz, die ihre administrativen Abläufe entlasten möchten, ohne eine zusätzliche Vollzeitstelle zu besetzen. Das Leistungsangebot umfasst drei klar definierte Dienste: ein monatliches Kontingent für wiederkehrende Büroaufgaben, eine Empfangs-Vertretung mit Telefon-Dienst sowie eine Projekt-Unterstützung für Mandats-Eröffnungen.
Die Tätigkeit ist organisatorisch ausgerichtet. Aktora arbeitet nach den Abläufen der jeweiligen Kanzlei und dokumentiert alle Aufgaben in einem transparenten System. Die fachliche Mandatsarbeit verbleibt vollständig bei der Kanzlei. Dieser Grundsatz ist nicht verhandelbar und schützt beide Seiten.
Kanzleien, die Aktora nutzen, berichten häufig, dass der erste spürbare Effekt die freier werdende Aufmerksamkeit ist — weniger Unterbrechungen, weniger offene Punkte am Ende des Arbeitstages. Die organisatorische Entlastung ist der einfachste Teil. Dass sie auch zuverlässig und diskret passiert, ist der eigentliche Anspruch.
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