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Was Kanzleien nach der Zusammenarbeit berichten

Rückmeldungen aus dem laufenden Betrieb — über die Tätigkeit, die Abläufe und die Auswirkungen auf den Kanzleialltag.

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Erfahrungen

Stimmen aus der Praxis

«Der Telefon-Dienst hat das Problem gelöst, das wir vorher nicht wirklich benennen konnten: Anrufe wurden nicht verpasst, aber sie kamen auch nicht mehr mitten in Sitzungen an. Der Tagesbericht am Abend reicht vollkommen.»

MH

M. Hartmann

Rechtsanwalt, Chur — Mai 2025

«Wir haben das Kontingent zunächst skeptisch ausprobiert, weil unklar war, ob 20 Stunden ausreichen. Es hat gereicht — und die monatliche Übersicht zeigt präzise, was erledigt wurde. Das ist mehr Transparenz, als wir erwartet hatten.»

BK

B. Kaufmann

Notariat, Davos — April 2025

«Die Mandats-Eröffnungsunterstützung war genau das, was wir für eine Wachstumsphase im Frühjahr gebraucht haben. Kein internes Chaos, obwohl wir deutlich mehr neue Mandate hatten als sonst.»

RL

R. Lehmann

Anwaltskanzlei, Chur — März 2025

«Was mich überzeugt hat, ist die klare Abgrenzung: Aktora erledigt die Büroarbeit, ohne jemals in fachliche Bereiche zu geraten. Das war anfangs meine grösste Frage — jetzt ist es mein grösster Pluspunkt.»

EF

E. Flury

Steuerberaterin, Ilanz — Mai 2025

«Ich arbeite als Einzelanwalt und hatte keine Kapazität, eine Assistentin zu beschäftigen. Das Kontingent ist eine saubere Lösung: ich zahle für das, was ich brauche, und nicht für 40 Stunden die Woche.»

PW

P. Walser

Einzelkanzlei, Chur — April 2025

«Der Einstieg war unkompliziert. Ein Gespräch, eine schriftliche Vereinbarung, und dann läuft es. Die Struktur war von Beginn an da — das hat unsere eigene Planung vereinfacht.»

SS

S. Simmen

Kanzlei für Gesellschaftsrecht, Chur — März 2025

Fallbeispiele

Drei Situationen aus dem Kanzleialltag

Ausgangslage

Zwei Anwälte, keine Assistenz

Eine Kanzlei mit zwei Anwälten und wachsender Mandatszahl hatte niemanden, der administrative Aufgaben übernahm. Beide Anwälte verbrachten täglich Zeit mit Postbearbeitung und Kalenderpflege.

Vorgehen

Kontingent mit klarem Briefing

Das monatliche Kontingent wurde nach einem einmaligen Einführungsgespräch gestartet. Aktora übernahm Posteingang, Kalenderkoordination und Vorbereitung von Unterlagen nach einer vereinbarten Vorlage.

Ergebnis

Rund 6 Stunden freier pro Woche

Nach drei Monaten hatten beide Anwälte schätzungsweise 6 Stunden pro Woche mehr für Mandatsarbeit zur Verfügung. Der administrative Rückstand verschwand innerhalb der ersten zwei Wochen.

«Wir wussten, dass wir Hilfe brauchen. Wir wussten nicht, wie einfach das zu organisieren ist.» — M. Hartmann

Ausgangslage

Wachstumsphase mit Aktenrückstand

Ein Notariat eröffnete im Frühjahr ungewöhnlich viele neue Mandate innerhalb weniger Wochen. Die interne Kapazität reichte nicht aus, Akten rechtzeitig anzulegen und Stammdaten vollständig zu erfassen.

Vorgehen

Projekt-Unterstützung für sechs Wochen

Aktora übernahm die Mandats-Eröffnungsunterstützung für einen definierten Zeitraum. Akten anlegen, Daten erfassen, Standard-Korrespondenz aus Vorlagen — alles dokumentiert und täglich übergeben.

Ergebnis

Kein Rückstand zum Quartalsende

Zum Ende des Quartals waren alle Mandate korrekt erfasst, die Stammdaten vollständig und die Standard-Korrespondenz versandt. Kein Rückstand, kein Chaos.

«Wir hätten das intern nicht geschafft. Mit Aktora war es kein Problem.» — B. Kaufmann

Ausgangslage

Verpasste Anrufe, unzufriedene Klienten

Eine kleine Kanzlei bemerkte, dass Klienten zunehmend über verpasste Anrufe klagten. Rückrufe dauerten oft bis zum nächsten Tag — ein schlechtes Zeichen für das Kanzleibild nach aussen.

Vorgehen

Empfangs-Vertretung während Geschäftszeiten

Aktora übernahm die Telefonannahme. Einheitliche Begrüssungsformel, Weiterleitung an die zuständige Person, täglicher Bericht. Inhaltliche Auskünfte wurden, wie vereinbart, nicht erteilt.

Ergebnis

Keine verpassten Anrufe mehr

Innerhalb von zwei Wochen verschwanden die Beschwerden. Der Tagesbericht gibt der Kanzlei einen Überblick über alle Kontakte — übersichtlich und ohne Mehraufwand.

«Endlich keine verpassten Anrufe mehr. Das klingt einfach — ist aber für das Kanzleibild wichtig.» — R. Lehmann

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