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Was Kanzleien nach der Zusammenarbeit berichten
Rückmeldungen aus dem laufenden Betrieb — über die Tätigkeit, die Abläufe und die Auswirkungen auf den Kanzleialltag.
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Stimmen aus der Praxis
«Der Telefon-Dienst hat das Problem gelöst, das wir vorher nicht wirklich benennen konnten: Anrufe wurden nicht verpasst, aber sie kamen auch nicht mehr mitten in Sitzungen an. Der Tagesbericht am Abend reicht vollkommen.»
M. Hartmann
Rechtsanwalt, Chur — Mai 2025
«Wir haben das Kontingent zunächst skeptisch ausprobiert, weil unklar war, ob 20 Stunden ausreichen. Es hat gereicht — und die monatliche Übersicht zeigt präzise, was erledigt wurde. Das ist mehr Transparenz, als wir erwartet hatten.»
B. Kaufmann
Notariat, Davos — April 2025
«Die Mandats-Eröffnungsunterstützung war genau das, was wir für eine Wachstumsphase im Frühjahr gebraucht haben. Kein internes Chaos, obwohl wir deutlich mehr neue Mandate hatten als sonst.»
R. Lehmann
Anwaltskanzlei, Chur — März 2025
«Was mich überzeugt hat, ist die klare Abgrenzung: Aktora erledigt die Büroarbeit, ohne jemals in fachliche Bereiche zu geraten. Das war anfangs meine grösste Frage — jetzt ist es mein grösster Pluspunkt.»
E. Flury
Steuerberaterin, Ilanz — Mai 2025
«Ich arbeite als Einzelanwalt und hatte keine Kapazität, eine Assistentin zu beschäftigen. Das Kontingent ist eine saubere Lösung: ich zahle für das, was ich brauche, und nicht für 40 Stunden die Woche.»
P. Walser
Einzelkanzlei, Chur — April 2025
«Der Einstieg war unkompliziert. Ein Gespräch, eine schriftliche Vereinbarung, und dann läuft es. Die Struktur war von Beginn an da — das hat unsere eigene Planung vereinfacht.»
S. Simmen
Kanzlei für Gesellschaftsrecht, Chur — März 2025
Fallbeispiele
Drei Situationen aus dem Kanzleialltag
Ausgangslage
Zwei Anwälte, keine Assistenz
Eine Kanzlei mit zwei Anwälten und wachsender Mandatszahl hatte niemanden, der administrative Aufgaben übernahm. Beide Anwälte verbrachten täglich Zeit mit Postbearbeitung und Kalenderpflege.
Vorgehen
Kontingent mit klarem Briefing
Das monatliche Kontingent wurde nach einem einmaligen Einführungsgespräch gestartet. Aktora übernahm Posteingang, Kalenderkoordination und Vorbereitung von Unterlagen nach einer vereinbarten Vorlage.
Ergebnis
Rund 6 Stunden freier pro Woche
Nach drei Monaten hatten beide Anwälte schätzungsweise 6 Stunden pro Woche mehr für Mandatsarbeit zur Verfügung. Der administrative Rückstand verschwand innerhalb der ersten zwei Wochen.
«Wir wussten, dass wir Hilfe brauchen. Wir wussten nicht, wie einfach das zu organisieren ist.» — M. Hartmann
Ausgangslage
Wachstumsphase mit Aktenrückstand
Ein Notariat eröffnete im Frühjahr ungewöhnlich viele neue Mandate innerhalb weniger Wochen. Die interne Kapazität reichte nicht aus, Akten rechtzeitig anzulegen und Stammdaten vollständig zu erfassen.
Vorgehen
Projekt-Unterstützung für sechs Wochen
Aktora übernahm die Mandats-Eröffnungsunterstützung für einen definierten Zeitraum. Akten anlegen, Daten erfassen, Standard-Korrespondenz aus Vorlagen — alles dokumentiert und täglich übergeben.
Ergebnis
Kein Rückstand zum Quartalsende
Zum Ende des Quartals waren alle Mandate korrekt erfasst, die Stammdaten vollständig und die Standard-Korrespondenz versandt. Kein Rückstand, kein Chaos.
«Wir hätten das intern nicht geschafft. Mit Aktora war es kein Problem.» — B. Kaufmann
Ausgangslage
Verpasste Anrufe, unzufriedene Klienten
Eine kleine Kanzlei bemerkte, dass Klienten zunehmend über verpasste Anrufe klagten. Rückrufe dauerten oft bis zum nächsten Tag — ein schlechtes Zeichen für das Kanzleibild nach aussen.
Vorgehen
Empfangs-Vertretung während Geschäftszeiten
Aktora übernahm die Telefonannahme. Einheitliche Begrüssungsformel, Weiterleitung an die zuständige Person, täglicher Bericht. Inhaltliche Auskünfte wurden, wie vereinbart, nicht erteilt.
Ergebnis
Keine verpassten Anrufe mehr
Innerhalb von zwei Wochen verschwanden die Beschwerden. Der Tagesbericht gibt der Kanzlei einen Überblick über alle Kontakte — übersichtlich und ohne Mehraufwand.
«Endlich keine verpassten Anrufe mehr. Das klingt einfach — ist aber für das Kanzleibild wichtig.» — R. Lehmann
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