Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend «AGB») regeln die Vertragsbeziehung zwischen der Aktora (nachfolgend «Aktora» oder «Auftragnehmer») und ihren Auftraggebern (nachfolgend «Auftraggeber») im Bereich administrativer Unterstützungsleistungen für Kanzleien.

1. Geltungsbereich

Diese AGB gelten für alle Dienstleistungsverträge, die zwischen Aktora und dem Auftraggeber abgeschlossen werden, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde. Abweichende Bedingungen des Auftraggebers finden keine Anwendung, es sei denn, Aktora stimmt diesen ausdrücklich und schriftlich zu.

Aktora erbringt ausschliesslich organisatorische und administrative Unterstützungsleistungen. Inhaltlich-fachliche Tätigkeiten im Sinne der geregelten Berufsausübung sind vom Leistungsumfang ausdrücklich ausgenommen.

2. Vertragsschluss

Ein Vertrag kommt zustande durch:

• schriftliche Auftragsbestätigung seitens Aktora nach Eingang einer Anfrage;
• Unterzeichnung eines individuellen Dienstleistungsvertrags;
• oder durch die ausdrückliche schriftliche Bestätigung der Leistungserbringung per E-Mail.

Angebote von Aktora sind freibleibend und stellen keine verbindlichen Zusagen dar, bis eine schriftliche Bestätigung erfolgt ist. Mündliche Nebenabreden bedürfen der schriftlichen Bestätigung.

3. Leistungsumfang

Aktora erbringt administrative Unterstützungsleistungen entsprechend der im jeweiligen Vertrag oder Angebot festgehaltenen Beschreibung. Die erbrachten Leistungen umfassen insbesondere:

• Monatliche Kontingente für administrative Aufgaben (z.B. Posteingang, Kalenderpflege, Korrespondenz nach Vorlage);
• Empfangs-Vertretung mit telefonischem Dienst während vereinbarter Geschäftszeiten;
• Unterstützung bei Mandats-Eröffnungen auf organisatorischer Ebene.

Über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehende Aufgaben bedürfen einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung und können zusätzlich verrechnet werden. Aktora behält sich vor, Teilleistungen durch qualifizierte Dritte erbringen zu lassen, soweit der Auftraggeber dem nicht ausdrücklich widerspricht.

Inhaltlich-fachliche Mandatsarbeit, Beratung in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten sowie jede Tätigkeit, die einer berufsrechtlichen Zulassung bedarf, ist nicht Gegenstand dieser AGB und kann von Aktora nicht übernommen werden.

4. Preise und Zahlungsbedingungen

Es gelten die zum Zeitpunkt der Auftragserteilung aktuellen Preise gemäss Angebot oder Preisliste von Aktora, ausgewiesen in Schweizer Franken (CHF) zuzüglich der jeweils geltenden Mehrwertsteuer.

Monatliche Pauschalen werden jeweils zu Beginn des Abrechnungsmonats in Rechnung gestellt. Einmalige Leistungen werden nach Erbringung fakturiert. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage ab Rechnungsdatum, sofern nichts anderes vereinbart ist.

Bei Zahlungsverzug ist Aktora berechtigt, nach erfolgloser Mahnung die Leistungserbringung bis zum Ausgleich der offenen Beträge zu unterbrechen sowie einen Verzugszins von 5% p.a. zu berechnen.

Preisanpassungen werden dem Auftraggeber mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten schriftlich mitgeteilt.

5. Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber verpflichtet sich:

• alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Unterlagen und Zugänge rechtzeitig und vollständig bereitzustellen;
• Aktora über Änderungen in den Arbeitsabläufen oder Anforderungen unverzüglich zu informieren;
• Rückmeldungen und Freigaben innerhalb vereinbarter Fristen zu erteilen;
• sicherzustellen, dass die von ihm bereitgestellten Daten und Unterlagen rechtmässig übermittelt werden.

Verzögert sich die Leistungserbringung aufgrund unvollständiger oder verspäteter Mitwirkung des Auftraggebers, liegt keine Leistungsstörung seitens Aktora vor. Entstehende Mehrkosten können dem Auftraggeber angelastet werden.

6. Vertraulichkeit und Datenschutz

Aktora verpflichtet sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erhaltenen Informationen und Unterlagen des Auftraggebers vertraulich zu behandeln und ausschliesslich zur Erfüllung der vereinbarten Leistungen zu verwenden. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Einklang mit dem Schweizerischen Datenschutzgesetz (nDSG) sowie den anwendbaren Datenschutzvorschriften der EU. Näheres regelt die Datenschutzerklärung von Aktora.

Soweit Aktora im Auftrag des Auftraggebers personenbezogene Daten verarbeitet, handelt sie als Auftragsverarbeiterin. Ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag kann auf Anfrage geschlossen werden.

7. Haftungsbeschränkung

Aktora erbringt ihre Leistungen mit der Sorgfalt einer ordentlichen Geschäftsführung. Die Haftung von Aktora für unmittelbare Schäden ist auf die im betreffenden Abrechnungsmonat in Rechnung gestellten Leistungsentgelte begrenzt.

Eine Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Datenverlust oder Schäden infolge unvollständiger Mitwirkung des Auftraggebers ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit seitens Aktora sowie bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, die die Erreichung des Vertragszwecks gefährden.

8. Laufzeit und Kündigung

Monatliche Leistungskontingente laufen auf unbestimmte Zeit und können von beiden Parteien mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende schriftlich gekündigt werden.

Projekt- und Einzelleistungen enden mit der vollständigen Erbringung der vereinbarten Leistungen.

Das Recht zur ausserordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt beiden Parteien vorbehalten. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• eine Partei wesentliche Vertragspflichten verletzt und diese Verletzung nicht innerhalb von 10 Werktagen nach schriftlicher Abmahnung behebt;
• über das Vermögen einer Partei ein Insolvenzverfahren eröffnet wird;
• der Auftraggeber mit mehr als einer Monatspauschale in Zahlungsverzug gerät.

Nach Kündigung werden bereits erbrachte Leistungen anteilig abgerechnet. Im Voraus bezahlte und nicht erbrachte Leistungen werden erstattet.

9. Änderungen der AGB

Aktora behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit anzupassen. Änderungen werden dem Auftraggeber mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten schriftlich oder per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Auftraggeber nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert.

Die jeweils aktuelle Fassung der AGB ist auf der Website von Aktora unter aktora.pro abrufbar.

10. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese AGB sowie alle Verträge zwischen Aktora und dem Auftraggeber unterliegen dem schweizerischen Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Als ausschliesslicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB und den darauf basierenden Verträgen gilt Chur (Kanton Graubünden), sofern keine zwingende gesetzliche Regelung etwas anderes vorschreibt.

11. Sonstiges

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform.